Zaman Yönetimi: Pomodoro Tekniği

Bir iş başındayken sürekli dikkat dağıtıcılar tarafından işiniz sekteye uğruyorsa, kendinizi çalışıyor zannederken internette geziniyor buluyorsanız, buna artık dur demek için bu yazıya buyurun. Başlamadan önce şuna dikkatinizi çekmek istiyorum: Pomodoro tekniği sadece 25 dakika çalış 5 dakika mola demek değil. Tekniğin çalışıyor olmasının sebebi bundan daha fazlası, o yüzden daha önce 25+5’i duymuş olsanız dahi Pomodoro tekniğinin aslında ne olduğunu öğrenmek için yazıyı okuyun. Francesco Cirillo tarafından ortaya konuluyor bu teknik, öğrenciler tarafından sık kullanılan bir teknik ama özellikle programlama ekipleri (agile programming) tarafından daha efektif kullanılıyor. Pomodoro e-posta cevaplamaktan ev toplamaya kadar her işte kullanılabilecek bir teknik, illa bilgisayar ya da ders başında çalışan biri olmanız gerekmiyor. Devam etmeden önce belirtmek isterim, bu yazı Francesco Cirillo’nun yayınladığı The Pomodoro Technique isimli kitapçıkla birebir çalışarak yazıldı. Bu yazı tekniğin orijinalini ve bütününü anlatmaktadır, sadece popüler kısmını değil. Orijinal kaynak 45 sayfa, okumak üzere olduğunuz yazı 1400 kelime, 4 sayfadan oluşmakta. Bir defa okumanız yeterli çünkü adımların yazılı olduğu bastırabileceğiniz bir sayfa da hazırladım.

İlk olarak neden adı Pomodoro? Francesco İtalyan, pomodoro da İtalyanca domates demek. Bu tekniğin kilit kısmını zaman tutmak oluşturduğu için domates şeklinde bir mutfak zamanlayıcısı (timer) kullanıyor, adını da oradan domates yani pomodoro yapıyor. Domates ile bütün alakası bu kadar tekniğin.

Pomodoro tekniğinin amacı:

Zamansızlık hissinin verdiği kaygıyı, gerginliği azaltmak.
Daha verimli çalışarak kısa zamanda daha çok iş halletmek.
Dikkat dağıtıcıları elimine etmeyi ve dikkati yoğunlaştırmayı öğretmek.

Uzun vadede getirileri:

Verimli bir şekilde çalışmayı öğrendiğiniz için oyalanma (procrastination) yapma ihtimalinizi azaltır, işe başlamadaki motivasyonunuzu arttırır.
Yaptığınız işlerin ne kadar süreceğini tahmin etme yeteneğinizi geliştirir, bu sayede zaman yönetiminiz iyileşir.
Farkındalığınızı arttırır.

Bunları nasıl yaptığına tek tek değineceğim yazının içerisinde, hiçbiri abartı değil. Pomodoro tekniğinin popülerleşmesinde ve başarılı olmasındaki en büyük etken kolay olması. Çok fazla kuralı yok, çok karmaşık değil, yani uygulamak çok enerji gerektirmiyor, böyle olunca da tekniği alışkanlık haline getirmek daha kolay oluyor.

Malzemeler

Kağıt (ya da Habit Lab Pomodoro çıktıları: Pomodoro bugün yapılacaklar ve Pomodoro bütün yapılacaklar)
Kalem
Timer (zamanlayıcı) Telefon zamanlayıcısını kurmak kâfi.

Adımlar

Ne	Ne zaman	Neden
Planlama	Günün başında	Neler yapılacağına karar vermek için
Takip	Gün boyunca	İş yapmak ne kadar sürüyor anlamak ve daha iyi tahminler yapabilmek için
Kayıt	Gün sonunda	Günden öğrenilenleri toparlamak için

1. Adım: Planlama

Eğer bugün ilk defa Pomodoro tekniğini deniyorsanız Bütün Yapılacaklar listenizi çıkarın ve yapmanız gereken her şeyi üzerine not alın. Zaman yönetimini iyi yapabilmek için her gün o günü planlamak için de zaman ayarlamalısınız.

Bütün Yapılacaklar Listesini Hazırlama

Yapılacaklar listesinin:

kolonu Önem Puanı, ister 10 üzerinden ister 5 üzerinden puanlayın görevlerinizi. Mesela salonun tozunu almak 2/5 iken pasaport belgelerini hazırlamak 5/5 olabilir.
kolonu Ne Zaman, bugün mü? Yarın mı? Yoksa daha 1 ay vakti mi var? Bu sayede çok sık yapılan bir oyalanma taktiği olan kolay ama aciliyeti olmayan işleri sürekli yapmak, bu esnada aciliyeti olan ama daha zor işlere “Zamanım kalmadı!” diyerek kaygı yaşamak.

Önem puanı ve Ne zaman kolonları sizin yapmanız gerekenleri optimum biçimde önceliklendirmenizi sağlayacak.

kolon yapacaklarınızı yazacağınız yer: “Kışlıkları kaldır” ya da “Satış raporu hazırla”
kolon öngördüğünüz pomodoro miktarı

Şimdi burayı biraz daha açmak lazım. Klasik Pomodoro Tekniğinde 1 pomodoro 25 dakika çalışma 5 dakika mola demektir. Ben de 25 dakika ile başlamayı tavsiye ediyorum, hatta 20 dakikaya bile indirebilirsiniz. Ancak bu kural kanun değil, o yüzden tekniğe alıştıkça kendinize en uygun çalışma sürenizi bulun. Ben 40 dakika çalışıp 10 dakika ara yapmayı 25 dakika çalışıp 5 dakika ara yapmaya tercih ediyorum. (20-45 dakika arasında kalması lazım.)

Bir iş en fazla kaç Pomodoro olabilir?

5-7. Eğer iş “Matematik sınavına çalış” ise ve öngörülen pomodoro miktarı 10 ise, demek ki bu iş büyük ve daha küçük parçalara bölmek lazım. Her üniteye 3’er Pomodoro yazabilirsiniz mesela.

1 Pomodoro’dan daha az sürecekse?

O zaman 1 Pomodoro’dan kısa sürecek işler birleştirilir. Çünkü Pomodoro bölünmez (2. adım’da daha ayrıntılı)

Neden 1 Pomodoro’dan daha az olmasın? Çünkü vücudu 1 Pomodoro’ya kuruyorsunuz. Bir süre sonra o 25 dakika size otomatik gelecek. Zamanlayıcı kurmadan dikkatiniz dağılmadan 25 yüksek dikkatle çalışabilmeye başlayacaksınız. 4. kolona geri dönecek olursak, “Satış raporu hazırla” için kaç pomodoro gerekli onu tahmin etmelisiniz. 50 dakikada olacağını düşünüyorsanız oraya iki yuvarlak çizin. Geri dönüp tahmin ettiğiniz kadar sürdü mü bunu kontrol edeceksiniz, bu sayede de işlerinizin ne kadar süreceği ile ilgili öngörünüz gelişecek, zaman sıkıntısı probleminiz azalacak. İnsanların işi hep olduğundan daha az sürecek diye tahmin etme yatkınlığı vardır, bu yüzden de sürekli zaman yetmiyor hissi verir, kaygı yaratır.

Bugün Yapılacaklar Listesini Hazırlama

Bütün yapılacaklar listesinden bugüne almak istediğiniz kalemleri listenize geçirin. Listenin en başında en önemli olanlar olacak şekilde sıralayın. Dikkat etmeniz gerekenler:

Bugün çalışmak için kendime kaç saat ayırıyorum? Pomodoro sayısı onu geçmemeli.
Bugün yapılacakları seçerken Ne zaman kolonuna bakıp aciliyeti olanları seçin
Aciliyet içerisinde Önem puanına göre sıralayın.

2. Adım: İlk Pomodoro Vakti

İlk 25 dakikayı başlat, zamanlayıcı her zaman göz önünde bir yerde olmalı. Bu yüzden bilgisayar başındaki Pomodoro’lar için ben Tomighty programını tavsiye ediyorum.

Şimdi, Pomodoro boyunca önemli olan bir şey var: Pomodoro asla bölünemez. Yarım pomodoro diye bir şey yok, “Bir şu email’e cevap vereyim” yok, “Kalkıp çay alayım” yok. Bu çok kesin bir kural, Pomodoro başladığı zaman, sadece ve sadece o Pomodoro’da neye karar verilmişse yalnızca o yapılacak. Eğer bölünürse Pomodoro, bir Whatsapp mesajına bakılsa dahi, baştan başlatılmalı. Kaçıncı dakikada olduğunuzun önemi yok. Baştan başlatılmalı. Pomodoro size dikkatinizi toparlamayı, dışarıdan ve içeriden gelen uyaranları görmezden gelmeyi öğretir. Bir iş ortalama 12 dakikada bir bölünür ve bu bölünmelerin yarısı kendi kendimizi bölmekten oluşur. Benim şahsi deneyimim 12 dakikadan daha sık oldu, o yüzden 2 dakikada bir bölünse dahi çok normal başlarda. Pomodoro tekniğini uyguladıkça kendi kendinizi bölmeyi çok azaltacaksınız. İçeriden ya da dışarıdan dikkat dağıtıcı geldiğinde Bölünmeler kısmına hemen bir çentik. Ve sonra kendinize sorun: “Bu yapmam gereken bir şey mi?” Eğer öyleyse Bütün Yapılacaklar listesine eklenecek. Eğer acilse Bugün Yapılacaklar listesinin Acil kısmına eklenecek. Eğer değilse zaten işe devam. Facebook’a bakmak mesela muhtemelen yapmanız gereken bir şey değil. İşte farkındalığınızı arttırmayı sürekli dikkat dağıtıcıları gözden geçirmenizi sağlayarak başarıyor bu teknik. Pomodoro tekniği bu sayede kendi yaptıklarınız üzerinde kontrol sahibi olmanızı sağlar. Oyalanmalarınız azalır, veriminiz artar. Zil çaldığında: Bırak. İşin yanına çarpı koy. Mola ver.

“İki dakika daha yapayım, tam ortasında bırakmayayım” yok. 5 dakika ara için zamanlayıcıyı kur ve arada ara yap. Yerinden kalk, su iç, çay koy, bileklerini hareket ettir (bilgisayar başında çalışanlar Karpal Tünel’e dikkat), ya da ev topluyorsan da otur dinlen #sagliklialiskanliklar yap bu arada kısaca. İşi düşünme. Aklına iş geldiği an telefon ekranını değiştiriyor gibi elinin bir hareketiyle attığını düşün, aklından çıkar. Farkındalığını arttır. 4 Pomodoro bittiği zaman büyük ara, 15-30 dakika.

“İşim bitti ama Pomodoro bitmedi”

Pomodoro asla bölünemez. O yüzden yaptığın işe geri dön ve üzerinden geç bu süreçte. Ders ise dersi tekrar et, rapor ise tekrar oku hata var mı bak, ev toplama ise nevresimleri değiştir yeri gelmişken, kısaca aynı işe devam (Tek istisna ilk 5 dakika için geçerli, ilk 5 dakikada bittiyse Pomodoro’yu durdur.)

Ama neden? Çünkü

İşte yapılan hataları tespit etmek için ya da tekrar etmek için iyi bir fırsat
Vücudu Pomodoro’lar halinde çalışmaya kuruyor.

Ben Pomodoro kullandıktan bir süre sonra zamanlayıcı kurmasam dahi 40 dakika olduğunda kendiliğimden ara vermeye başladım. Harika bir disiplin getiriyor içimizde çalışan saate.

3. Adım: Kayıt

Bütün günün Pomodoro’su bittikten sonra geri dönüp kendinizi değerlendirme vakti. Kaç Pomodoro sürmesini öngörmüşsünüz (Bütün Yapılacaklar listesinde) kaç Pomodoro sürmüş (Bugün Yapılacaklar listesinde). Dilerseniz gün sonunda bütün bunları bir kâğıda ya da excel tablosuna geçirebilirsiniz.

Tarih
Yapılan işin cinsi
Öngörülen süre
Gerçek süre
Notlar

Bu Pomodoro’nun ileri seviye kullanımını oluşturuyor. Uzun vadede çalışma biçiminizi daha iyi öğrenmek istiyorsanız böyle bir tablo hazırlayıp günün sonunda doldurun, paternlerinizi görün. Ama atlamamanız gereken kaç pomodoro öngörüldü, kaç pomodoro sürdü? İşte bu sayede işlerinizi tahmin etmedeki yeteneklerinizi ölçmüş olacaksınız. Normalden az mı tahmin ediyorsunuz fazla mı yoksa tam doğru miktarı mı tahmin ediyorsunuz? Geleceğe yatırım kısaca. Zamanla göreceksiniz ki tahmin etmede daha iyiye gidiyorsunuz. Zaman yönetimi çok önemli ve bir işin ne kadar süreceğini doğru tahmin edebilmek zaman yönetiminin da büyük bir parçası. O gün için ayırdığınız Pomodoro sayısını doldurduysanız, ama işler henüz bitmediyse bırakmaya çalışın. Belki proje yetiştirmeye çalışıyorsanız bu mümkün olmayabilir ama sıradan bir iş günü ise bırakın. Dinlenmek, kendinizle ve sevdiklerinizle ilgilenmek hem ruh sağlığınız, hem beden sağlığınız hem de ilişkileriniz için değerli. Eğer her zaman bitiremediğinizde bırakmazsanız gittikçe daha çok yorulacak, tükeneceksiniz ve ertesi gün daha az enerjiniz olacak, bu yüzden de yetiştirememe ihtimaliniz artacak. Bu kısır döngüye girmeyin. Aynı zamanda “Neden yetiştiremedim?” sorusunu cevaplamaya çalışın elinizdeki notlara bakarak.

Dikkatiniz dağıldı, çok fazla Pomodoro böldünüz ve baştan mı başlamanız gerekti?
İşlere atadığınız Pomodoro’lar olması gerekenden daha mı azmış?

Ve bu kadar. Bitti. Zor görünüyorsa değil. 45 sayfayı size 1400 kelimede özetledim, 5 adımda sundum. Zaman yönetimi için oldukça pratik bir yöntem 😉 Bütün bunların 5 adımda özetlendiği Pomodoro adımlar kağıdını indirebilirsiniz.

Pomodoro Tekniği ile ilgili sorularınızı aşağı yorum bırakarak ya da İnstagram ve Facebook hesaplarında postun altına yorum bırakarak sorabilirsiniz. Zaman yönetimi problemi yaşayan arkadaşlarınızla, sınava hazırlananlarla, böyle enteresan şeyler öğrenmeyi seven dostlarınızla paylaşın. Herkese verimli saatler sağlıklı alışkanlıklar diliyorum.